Apakah kamu mempunyai buku agenda di rumah? Kalau kamu tidak punya, pasti sudah sering mendengarnya kan? Buku agenda sama tidak ya dengan buku untuk catatan lainnya?
Apakah kamu tahu pengertian, fungsi dari buku agenda tersebut beserta jenis-jenisnya? Kalau belum tahu simak artikel ini ya.
Buku agenda adalah buku yang dibuat secara khusus dan digunakan untuk mencatat surat-surat yang masuk dalam organisasi, perusahaan atau suatu bisnis dalam periode 1 tahun.
Sebenarnya buku agenda memiliki banyak fungsi yang sangat bermanfaat untuk kelangsungan suatu organisasi, bisnis, dan perusahaan. Fungsi dari buku agenda diantaranya:
1. Sebagai bukti surat masuk dan keluar
Dengan menggunakan buku agenda kerja, ketika ada surat yang masuk dan keluar, kamu bisa mengidentifikasinya dengan mudah dan detail. Selain itu, dengan adanya buku agenda kerja pencarian berkas-berkas penting juga akan sangat terbantu.
2. Dapat mengetahui jumlah surat keluar dan masuk pada waktu tertentu
Pada suatu perusahaan maupun organisasi, terkadang ada suatu keadaan dimana perusahaan tersebut harus melihat kembali berapa banyak surat yang masuk dan keluar pada waktu tertentu.
Adanya kamu membuat rincian catatan dalam buku agenda kerja, saat terjadi situasi seperti ini kamu tidak perlu pusing karena bisa dilewati dengan mudah dengan cara membuka dan mengecek kembali buku agenda kerjamu.
3. Mengetahui penomoran surat yang keluar
Di saat suatu perusahaan ataupun organisasi mengeluarkan surat tertentu, mereka harus membuat penomoran yang teratur dari satu surat ke surat yang lain.
Jika sebelumnya dalam mengeluarkan surat, terdapat daftar yang sudah dirangkum dengan tersusun pada buku agenda kerja, maka pemberian nomor surat yang ingin keluar akan semakin cepat dilaksanakan tanpa adanya hambatan.
4. Membantu dalam pencarian surat
Seperti saat ingin mengetahui jumlah surat yang keluar, suatu perusahaan atau organisasi terkadang memerlukan surat-surat terdahulu yang sudah disimpan guna kepentingan tertentu.
Apabila kamu sudah menulis identitas surat secara urut pada buku agenda kerja, maka pencarian surat tertentu tidak akan memakan waktu yang lama.
Jenis-Jenis Buku Agenda
Buku agenda tunggal
Buku agenda tunggal sangat cocok dipakai untuk pencatatan surat masuk dan surat keluar dengan memberikan penomoran secara sekaligus dengan berurutan di setiap halamannya.
Biasanya format dari buku agenda tunggal terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama perusahaan atau organisasi atau suatu instansi pengirim, tanggal beserta nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan dan juga kode arsip.
Buku agenda berpasangan
Buku agenda berpasangan ini terdiri dari buku agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk yang kalungnya dibuat secara terpisah atau dibedakan. Penomoran yang ada pada jenis buku agenda berpasangan inipun ikut dibuat secara terpisah.
Namun untuk format yang ada pada buku agenda berpasangan tidak jauh berbeda ada dengan buku agenda tunggal yaitu terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama perusahaan atau organisasi atau suatu instansi pengirim dan penerima, tanggal beserta nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan dan juga kode arsip.
Bukan hanya itu, format pada buku agenda berpasangan ini pada tabel surat keluar terdiri dari nomor, nomor surat, tangga surat, nama instansi atau perusahaan atau organisasi, tujuan pengiriman surat, lampiran, keterangan dan juga file.
Nah sekarang kalian sudah mengetahui pengertian fungsi beserta jenis-jenis dari buku agenda. Semoga bermanfaat